אירועים עסקיים

היכרות עם השלבים השונים יכולה לסייע לכם להפיק אירוע מושלם גם לצרכים עסקיים.

אבל איך בדיוק מבצעים את התכנון המוקדם, מה משפיע על התקציב ולמה התוכן הוא המלך? הנה המדריך שיהפוך את האירוע הבא שתפיקו לחוויה בלתי נשכחת.

הפקת אירועים עסקיים היא משימה קשה יותר מכפי שנהוג לחשוב. קודם כל, יש הבדלים בין סוגים שונים של אירועים כאלה.

על קצה המזלג, ניתן למשל להזכיר את ההבדל בין אירועים שהמטרה שלהם היא גיוס כספים ממשקיעים או יזמים – לבין אירועים עסקיים שנערכים עבור העובדים, המשפחות או לגיבוש המנהלים.

כמו כן, יכולים להיות הבדלים משמעותיים מבחינת התקציב המושקע באירוע.

היות וניתן להפיק כמעט כל סוג של אירוע בכל סוג של תקציב, הדגש צריך להיות על התוכן.

אם בוחרים תוכן מקורי, מגלים שהשמיים היצירתיים הם הגבול ושניתן לענות גם על הציפיות של קהל יעד מגוון – בלי לחרוג מהתקציב המוגדר מראש.

השלבים לתכנון אירוע מושלם

הדבר החשוב ביותר הוא להקפיד על שלבים שונים לתכנון אירוע מושלם.

ספציפית באירועים עסקיים, אין מקום לחפש קיצורי דרך וגם אין סיבה לעשות את זה.

באמצעות הקפדה על השלבים השונים לתכנון אירוע מושלם, יוצרים מנגנון של בקרה עצמית ומבססים כל החלטה באופן מושכל יותר ועל שורה ארוכה של נימוקים, דוגמאות והסברים.

תכנון מוקדם

תכנון מוקדם אמור לשמש כסוג של מצפן כללי עבור אירועים עסקיים.

את האירועים האלה אפשר להפיק בכל מקום ובכל תקציב, אז רצוי להתחיל עם סינון גס בין האפשרויות שעל הפרק.

בשביל לעשות את זה, מבצעים תכנון מוקדם כללי ומתמקדים בפרמטרים הרלוונטיים בלבד.

גיבוש מטרות האירוע

הדרך לקבל החלטות לגבי האופי של האירועים העסקיים היא להגדיר את המטרות שלהן.

כאמור, יכולות להיות מספר מטרות: אירוע עסקים לגיבוש העובדים, אירוע עסקי שנועד עבור המשפחות ואליו מגיעים מבוגרים עם ילדים, אירוע למנהלים, אירוע השקת מוצר, אירוע גיוס כספים, אירוע ליזמים, אירוע ללקוחות וכן הלאה.

בגלל שטווח האפשרויות רחב יותר, ההחלטה איזה סוג של אירוע עסקי להפיק ומה בדיוק המטרה שלו היא של המנהלים.

בנוסף, מנכ”ל של ארגון גדול יכול להתייעץ עם נציגי מחלקת משאבי אנוש ושכר על מנת לגבש מטרות שיעלו בקנה אחד עם התוכנית האסטרטגית לטווח הקצר והארוך.

קייטרינג

ברמה הטכנית, הפקת אירועים עסקיים כוללת בתוכה כמובן גם את הנושא של הקייטרינג.

התפריט הקולינרי באירוע יקבע במידה רבה את האופי שלו ואף יעניק למוזמנים הצצה לגבי תפיסת העולם של הארגון, החברה או העסק.

יתרה על כך, שירותי קייטרינג ברמה גבוהה יכולים לשדרג את האירוע ולספק לו ערך מוסף.

כדי לעשות את זה, בוחרים שירותי קייטרינג על בסיס המלצות ולא מתעצלים לבדוק איזה מנה בדיוק מוגשת בכל חלק של האירוע.

לאחר מכן, ניתן להכניס אל מערכת השיקולים את נושא השתייה – מה בדיוק מגישים, האם זה כולל אלכוהול, כמה רוצים להשקיע בתפריט השתייה וכן הלאה.

גם פה, הכנת שיעורי בית תחסוך עוגמת נפש ותגדיל את הסיכוי לאירוע מוצלח עבור כל הגורמים המעורבים.

תקציב האירוע

טווח המחירים תלוי בגודל האירוע ובהיקף ההפקה.

אם מדובר על אירוע קטן של עד 50 איש, יש להיערך להוצאה של כ-1,000-2,000 ש”ח עבור ההגברה, 1,000-1,500 ש”ח להקמת אוהל ועוד כ-5,000-8,000 ש”ח לבמה ותאורה.

לשם השוואה, אירוע של 1,000 איש ומעלה כבר ידרוש הוצאה של 5,000 ש”ח להגברה, כ-12,000 ש”ח לאוהל של 100-130 מ”ר וכ-2,500-8,000 ש”ח לעיצוב.

חוץ מזה, יש הוצאות קבועות כגון 10-60 ש”ח למ”ר של ברזנט נגד גשם בחורף או 20-30 ש”ח למ”ר של רשת הצללה בקיץ ו-4,000 ש”ח לתקליטן.

מיקום

אירועים עסקיים יכולים להתקיים במקומות פתוחים או סגורים.

אם מדובר על אירוע קטן ואינטימי, יש את האפשרות של הפקה בתוך המשרדים עצמם – או מקסימום במרפסת, בגינה, בחניון ובחלל החוץ.

אבל אם הארגון גדול יותר ויש בו מעל כמה עשרות עובדים, יכול להיות שיהיה צורך לחפש מקום ייעודי כגון גן או אולם אירועים.

החדשות הטובות הן שבחירת המיקום יכולה לחסוך הרבה זמן ומאמץ עבור מי שמפיקים אירועים עסקיים.

בגלל שלעיתים קרובות המוזמנים מגבשים דעה על האירוע עוד לפני שהם מגיעים אליו ורק לפי המיקום המופיע על ההזמנה, שווה להשקיע בהשוואה בין מקומות ולא לחשוש לגלות יצירתיות.

הופעת אורח להקפיץ את כל העובדים

אחת הדרכים הכי טובות להפוך אירוע עסקי רגיל לחוויה יוצאת דופן היא באמצעות הופעת אורח.

הופעה מן הסוג הזה מאפשרת לעובדים לצאת מאזור הנוחות הרגיל שלהם, תוך כדי שהיא משמשת לטובת בידור של האורחים והמוזמנים.

אם מתאמים הופעת אורח לפי הגיל הממוצע של העובדים, סוג הפעילות שמתקיימת בעסק או שיקולים רלוונטיים אחרים, ניתן יהיה להשאיר את העובדים עם טעם של עוד.

מעבר לכך, זה גם אומר שהוצאה חד פעמית על הופעת אורח היא השקעה משתלמת.

כאשר האירוע העסקי מתקיים ברמה גבוהה והעובדים נהנים ממנו, סביר להניח שהם יגיעו עם מוטיבציה למשרד ואף יגלו מחויבות כלפי האינטרסים של הארגון והיעדים שהוא מציב לעצמו.

חדשנות ומקוריות בכל אירוע

אירועים עסקיים הם בדיוק המקום לגלות יצירתיות.

צריך למשל לקחת בחשבון שהעובדים מכירים היטב אחד את השני כי הם מבלים איתם שעות רבות, אז אפשר לשלב קבלת פנים עם עוד אטרקציות ולדאוג לתוכן ייחודי יותר.

יתרה על כך, האירוע אמור לתת לעובדים הרגשה משוחררת ונעימה, תוך כדי שהוא מתנהל במסגרת מסודר ובקונספט שעליו מחליטים מראש.

במילים אחרות, כל אירוע עסקי צריך להישען במידה מסוימת על חדשנות ומקוריות.

נכון שלוקח קצת יותר זמן לקבל החלטות מקוריות לגבי השאלה איך, איפה ומתי מפיקים אירועים מן הסוג הזה, אבל זו בדיוק הדרך להפוך אותם לחוויה מרגשת.

איך להפוך אירוע לבלתי נשכח?

יש המון כלים שעומדים לרשות מפיקי אירועים ועוזרים להם להפוך אותם לבלתי נשכחים.

זה כולל למשל שילוב שפה עיצובית, מסרים וערכים שרוצים להעביר באירוע ואת השימוש בתאורה או מוזיקה.

במקביל, ניתן לשאוב השראה מהאופן שבו מפיקים אירועים עסקיים בשאר רחבי העולם ולצפות בתמונות וסרטונים.

בסופו של דבר, אירוע איכותי הוא כזה שמותיר חותם על המוזמנים. מהבחינה הזו אין בכלל הבדל בין אירועים עסקיים ופרטיים, למעט בשאלה מי מקבל את ההחלטות.

אבל בדיוק כאן נכנסים לתמונה בעלי מקצוע שיכולים לסייע ואף מרכזים את כל התשובות תחת קורת גג אחת.

התוכן באירוע הוא שקובע את איכות האירוע

פורטל האירוע SAVE A DATE יעזור לכם למצוא תוכן מושלם לאירוע יצירתי.

בתור בעלי עסקים, יזמים, משקיעים או נציגים של חברות וארגונים, אין לכם הרי הזדמנות שנייה להותיר רושם ראשוני חיובי.

אתם חולמים אנחנו מגשימים: יש לנו את הכלים, הניסיון והידע לעזור לכם ולסייע בקבלת החלטות לכל אורך תהליך התכנון וההפקה.

אז אם ברצונכם להפיק אירועים עסקיים ברמה הגבוהה ביותר, השארת פרטים ליצירת קשר עם המומחים של SAVE A DATE תהיה הצעד הנכון.