אירועי קונספט

בחירת קונספט מייחדת את האירוע. מכאן והלאה, כל מה שצריך לעשות זה להכיר את השלבים לתכנון אירוע מושלם, וכמובן להביא בחשבון שיקולי תקציב, יצירתיות, מקוריות, עיצוב ותוכן.

אז איך עושים את זה ומאיפה מתחילים? הנה המדריך המלא.

כל אירוע מופק למטרות מסוימות, אבל לא לכל אירוע יש נושא מוגדר. בשביל להגדיר נושא לאירוע, צריך לבחור את הקונספט.

בזכות הקונספט, אירוע רגיל הופך לאירוע בעל משמעות ודואגים מראש לחוט מקשר בין כל המאפיינים השונים: החל מהמיקום, דרך העיצוב ועד האוכל, התוכן והמוזיקה.

בחירת קונספט רלוונטית לכל סוגי האירועים. אירועי קונספט יכולים להיות בר מצווה, ברית מילה וחתונה, או לחילופין אירועים עסקיים כמו השקת מוצר, ימי כיף לעובדים וערבי גיבוש למשפחות.

כל עוד בוחרים את הקונספט בצורה נכונה ומתכננים את כל השלבים הרלוונטיים מראש, השמיים היצירתיים הם הגבול.

תכנון מוקדם של אירוע מושלם

הפקת אירועי קונספט מתחילה בתכנון. אם רוצים להפיק אירוע כזה, צריך לחשוב על נושא/קונספט שמשקף את אורח החיים של החוגגים.

כמו כן, כדאי לבחור קונספט שקשור למוזמנים ויש לו פוטנציאל להפוך לחוויה רב חושית ומקורית יותר.

את הקונספט רצוי לבחור בהתאם למטרות האירוע. ככל שמתגבשים מוקדם יותר סביב התשובה לשאלה מה בדיוק מטרות האירוע, כך קל להתאים עבורו את הקונספט המושלם.

אבל בעוד פשוט יחסית לעשות את זה באירועים פרטיים כגון חתונה וברית מילה – זה דורש השקעה של יותר זמן באירועים עסקיים וציבוריים.

לא לשכוח את הקייטרינג והשתייה

אחת הדרכים הכי טובות להביא לידי ביטוי את הקונספט הנבחר של האירוע היא להתאים עבורו את התפריט.

היות וכל המוזמנים ללא יוצא מן הכלל נחשפים בצורה כזו או אחרת לתפריט של השתייה והאוכל, כדאי לנצל אותו על מנת לבטא את הקונספט ולהציף את הנושא הנבחר.

יש המון דרכים להתאים את הקייטרינג והשתייה לקונספט של האירוע. אם למשל עורכים אירוע בקונספט של טבע, אפשר להגיש מנות קטנות לאכילה בידיים ולהתפרע עם שילובים מופרעים של מטבח פיוז’ן.

אם הקונספט הוא שנות ה-70, אפשר להגיש קוקטיילים שמזוהים עם התקופה ולהשלים את החוויה עם מנות קלאסיות מהמטבח האירופאי או האמריקאי.

כל עוד מקבלים החלטות לפי תקציב מוגדר ובאופן מסודר, ניתן לגלות חדשנות ומקוריות בכל אירוע.

מה משפיע על תקציב האירוע?

התקציב של האירוע תלוי במטרות ובגודל של הארגון.

ככל שהארגון גדול יותר והיקף הפעילות שלו משמעותי, כך סביר להניח שגם התקציב יכול להיות גבוה.

מצד שני, לא תמיד תקציב גבוה מבטיח אירוע מוצלח.

הסוד הוא להגדיר את התקציב על פי המטרות ולזכור שלעיתים מדובר על הוצאה מוכרת – כמו באירוע עסקי.

בפועל, המשמעות של הפקת אירוע עסקי היא שניתן להצהיר עליו כהוצאה שבגינה מקזזים את חבות המס.

זה חוסך לא רק את תשלומי המע”מ עבור העסק, אלא גם מאפשר לצמצם את גובה מס ההכנסה.

טווח מחירים ממוצע לנותני שירותים בולטים

מצד שני, תקציב האירוע לא בהכרח קשור בשאלה אם מדובר על אירוע פרטי או עסקי, על אירוע פרטי או על אירוע קונספט.

את התקציב קובעים לפי האטרקציות שיש באירוע ובהתאם למספר בעלי המקצוע שאיתם יוצרים קשר כדי לקבל שירותים שונים.

תקליטן יעלה כ-2,500-6,500 ש”ח, השכרת מנהל אירוע תעלה כ-1,400-3,250 ש”ח ושירותי בלונים יעלו 800-1,600 ש”ח.

אם רוצים להציע קרח יבש ובועות לרחבת הריקודים, צריך לשלם כ-600-1,200 ש”ח ועל דוכן צמר גפן מתוק כולל מפעיל משלמים 300-750 ש”ח.

לשם השוואה, עיצוב אירוע קונספט קטן לפי רעיון שתביאו אתכם יעלה 500-1,500 ש”ח ועיצוב אירוע גדול של עד 500 מוזמנים כבר יעלה 2,500-8,000 ש”ח.

לזה יש להוסיף את המחיר של כ-1,000-5,000 ש”ח לשירותי הגברה, את המחיר של 1,000-5,200 ש”ח להשכרת אוהל ועוד כמה עשרות שקלים לכל מ”ר שבו רוצים לשלב פתרונות הצללה בקיץ או לחילופין ברזנט נגד גשם באירועי חורף.

איפה כדאי לערוך אירועי קונספט?

החדשות הטובות הן שניתן להפיק אירועי קונספט בכל מקום ובכל היקף.

כך למשל אפשר להפיק אירוע קונספט למשפחה בסלון ובחצר, אך ניתן לעשות את זה עם אלפי מוזמנים בפארק הירקון או עם מאות מוזמנים בגינה הציבורית.

למעשה, הקונספט בכלל לא קשור למיקום – אלא להפך.

המיקום שתבחרו צריך להתכתב עם הקונספט. מלבד שיקולי נוחות או תקציב, קחו בחשבון את השאלה עד כמה יהיה נוח להביא לידי ביטוי קונספט כזה או אחר במיקום שבחרתם.

אם תמצאו מקום שמתכתב עם הקונספט, תוכלו להפנות את יתר המשאבים לפעילויות ולתוכן.

רעיונות לאירועי קונספט – לגזור ולשמור

השראה מאירועים אחרים יכולה לסייע לתכנן אירועי קונספט מקוריים וייחודיים.

על קצה המזלג, ניתן למשל להזכיר קונספט הוליוודי באירועים שבהם התפאורה היא של סרטים מוכרים, המיקום מאפשר לשלב אמצעים טכניים מגוונים ובצד הקולינרי מגישים מנות מסרטים ישראליים מפורסמים.

קונספט אחר יכול להיות מדינה בעולם: אוסטרליה, צרפת או ארצות הברית.

אם בוחרים קונספט כזה, קל יחסית לתכנן בהתאם את העיצוב, ניתן לתלות דגלים שיחברו את המוזמנים לחוויה ואפשר להגיש מאכלים ושתייה מאוד ספציפיים.

חוץ מזה, יש אירועים פרטיים ועסקיים שמופקים על טהרת הקונספט של משתה אבירים.

זו הזדמנות מעולה להעביר ערכים של אצילות, ייחודיות וסטייל וניתן לעשות את זה עם פתרונות קולינריים ועם פלייליסט שירים מימי הביניים.

כמובן שניתן גם לבצע התאמות ושינויים בכל קונספט נבחר, אבל הדבר החשוב הוא להשלים את תהליך התכנון ולהכניס אליו כמה שיותר שיקולים רלוונטיים כדי שלא יהיו הפתעות של הרגע האחרון.

היתרונות של הופעת אורח

אחת הדרכים להקפיץ את האירוע וליצוק תוכן אל תוך הקונספט הנבחר היא באמצעות הופעת אורח.

לכל קונספט שתבחרו יש הופעת אירוח מתאימה, אז רק צריך לשמור על ראש פתוח לרעיונות חדשים ולא להתבייש להתייעץ עם בעלי מקצוע שמגיעים מהתחום ומכירים אותו.

היתרון של הופעת אורח בא לידי ביטוי בזה שהיא הופכת כל אירוע לבלתי נשכח.

אם ממילא האירוע נשען על טהרת קונספט מסוים אבל אז יש גם הופעת אורח שמשדכת אותו לקהל, סביר מאוד להניח שהמוזמנים יסיימו את הערב (או הבוקר) עם טעם של עוד.

איך משלבים שפה עיצובית, מסרים וערכים שרוצים להעביר באירוע?

לסיכום, התוכן באירוע הוא שקובע את איכות האירוע ולנו בפורטל SAVE A DATE יש את הכלים שיכולים לעזור לך.

אצלנו מחכה לך כבר עכשיו מידע רלוונטי על אירועי קונספט ובעלי מקצוע זמינים שישמחו לעמוד לרשותך.

אתם חולמים ואנחנו מגשימים – בזכות שנים של ניסיון ומעקב צמוד אחרי טרנדים מהארץ ומהעולם.

פורטל SAVE A DATE הוא אתר מוביל בתחומו ומאחורינו שורה ארוכה של גולשים מרוצים, עם מידע שמתעדכן בזמן אמת ובאופן נגיש.

מבחינתך, זה אומר שיש כתובת שאליה אפשר לפנות כדי לשלב שפה עיצובית, מסרים וערכים שחשובים לך בכל סוג של אירוע קונספט.

אז מיד בהשארת פרטים באתר, נדאג שהמומחים המובילים בישראל יתכננו יחד איתך אירוע קונספט של פעם בחיים.